Informasjonsforvaltning - orden i sakene

Geir Mathisen

Hva er informasjonsforvaltning?

Informasjonsforvaltning er mer enn en administrativ oppgave; det er en strategisk disiplin som berører alle aspekter av virksomheten, fra interne prosesser til kundeopplevelser. I denne artikkelen utforsker vi hvordan god informasjonsforvaltning kan forebygge kaos og legge grunnlag for vekst, innovasjon og styrket konkurranseevne.

Informasjonsforvaltning er fundamentet som sikrer at informasjon flyter fritt og effektivt gjennom virksomhetens åre, slik at beslutningstakere har tilgang til oppdatert, relevant og pålitelig informasjon akkurat når de trenger den. Dette involverer en balansert håndtering av innsamling, validering, lagring, og ikke minst, beskyttelse av data mot trusler og uautorisert tilgang. Samtidig fokuserer det på å gjøre informasjon tilgjengelig for de rette øynene, samtidig som det sikrer respekt og forsiktighet i behandlingen av vår mest verdifulle ressurs – informasjonen.

Digdir forklarer informasjonsforvaltning på følgende måte:

“Aktiviteter, verktøy og andre tiltak for å sikre best mulig kvalitet, utnytting og sikring av informasjon i en virksomhet. Organisering av informasjonen skal være systematisk og henge sammen med virksomheten sine arbeidsprosesser.”

Gjennom effektiv informasjonsforvaltning kan virksomheter ikke bare øke sin interne effektivitet og smidighet, men også styrke relasjoner til kunder og partnere, samt akselerere innovasjon og tilpasning i et konstant skiftende marked. Ved å anerkjenne og utnytte informasjonens kraft, kan vi transformere den fra rådata til en dynamisk ressurs som driver fremgang og suksess.


Informasjonsforvaltning - ordliste over nyttige begreper

For å navigere effektivt i landskapet av informasjonsforvaltning, er det avgjørende å forstå feltets terminologi. En solid forståelse av grunnleggende begreper gir dypere innsikt i prosessene og prinsippene som driver effektiv informasjonsstyring, og gir et solid grunnlag for kommunikasjon og strategisk planlegging. Her er en utvidet ordliste over noen nøkkelbegreper innen informasjonsforvaltning:

  1. Data

  2. Informasjon

  3. Dokument

  4. Informasjonsstyring

  5. Informasjonsforvaltning

  6. Dokumentstyring

  7. Dokumenthåndtering

Å mestre disse begrepene er et viktig skritt på veien mot å forstå og effektivisere håndteringen av informasjon i enhver virksomhet. Et felles språk gjør det mulig for team å kommunisere mer effektivt, planlegge bedre og implementere strategier som styrker informasjonsforvaltningen og støtter virksomhetens overordnede mål.


Hvorfor er informasjonsforvaltning viktig?

Informasjon vokser. Når hastigheten i informasjonsflyten vokser, står din virksomhet overfor utfordringer som krever mer enn tradisjonelle metoder for informasjonshåndtering. Informasjonsforvaltning blir derfor avgjørende for enhver virksomhet som ønsker å opprettholde relevans, effektivitet og konkurranseevne.

Kosmos vs kaos

Uten en klar strategi for informasjonsforvaltning, er det lett å drukne i havet av data, noe som fører til informasjonskaos. Dette kan resultere i ineffektivitet, tapte muligheter og en økt risiko for feilinformasjon. Ved å etablere effektive systemer og prosesser for informasjonsforvaltning, kan din virksomhet sikre at de rette personene har tilgang til riktig informasjon til rett tid. Dette er avgjørende for beslutningstaking og daglig drift.

Sikkerhet og compliance

I tillegg til organisatoriske utfordringer, øker også truslene mot informasjonssikkerhet. Informasjonsforvaltning spiller en nøkkelrolle i å beskytte sensitiv informasjon mot sikkerhetstrusler og datainnbrudd, samtidig som det sikres at virksomheten overholder gjeldende lover og forskrifter. Dette er spesielt viktig i lys av økende krav fra regelverk som GDPR, hvor manglende overholdelse kan føre til betydelige sanksjoner.

Tema: Sikkerhet i en usikker tid

Verdiskaping gjennom informasjon

Videre bidrar effektiv informasjonsforvaltning til å forvandle rådata til verdifull innsikt. Dette muliggjør bedre beslutninger basert på nøyaktig og oppdatert informasjon, noe som fører til forbedrede produkter, tjenester og kundeopplevelser. Ved å utnytte informasjon på strategiske måter, kan virksomheter identifisere nye muligheter, effektivisere prosesser, og tilpasse seg raskt til endringer i markedet.

Fremming av samarbeid og innovasjon

Informasjonsforvaltning er avgjørende for å fremme samarbeid innad i virksomheten. Ved å sikre at team har tilgang til felles, oppdatert informasjon, styrkes samarbeidet og effektiviteten i prosjekter og daglige oppgaver. Dette skaper et miljø hvor innovasjon kan blomstre, ettersom informasjon deles og brukes på tvers av avdelinger for å drive frem nye ideer og løsninger.

Hvordan kan informasjonsforvaltning øke kvaliteten på informasjonen?

Sikring av høy kvalitet på informasjonen som sirkulerer innad i en virksomhet er avgjørende i en tid hvor data- og informasjonsmengden vokser eksponentielt, og behovet for å skille nyttig informasjon fra støy er stadig mer kritisk for virksomhetens suksess.

Systematisk forvaltning av informasjon

For å sikre høy kvalitet på informasjonen, må det etableres tydelige prosesser for innsamling, validering, lagring, vedlikehold og distribusjon. Dette inkluderer:

  • Implementering av et rammeverk for håndtering av informasjon, som støtter beslutningstakere med oppdatert og nøyaktig informasjon.
  • Etablerering av rutiner for regelmessig oppdatering og fjerning av utdatert informasjon.

Tilgjengelighet og effektivitet

God informasjonsforvaltning forbedrer også tilgjengeligheten til informasjon, noe som gjør at ansatte raskere finner det de trenger for å utføre oppgavene sine mer effektivt. Dette bidrar til bedre produktivitet og arbeidskvalitet ved å redusere tiden brukt på informasjonssøk.

Informasjonssikkerhet

Sikring av informasjon er en annen viktig aspekt ved god informasjonsforvaltning. Ved å håndtere sensitiv informasjon på en sikker måte, beskyttes virksomheten mot datatap og sikkerhetsbrudd, noe som styrker tilliten både internt og eksternt.

Kultur for kontinuerlig forbedring

For å øke kvaliteten på informasjonen, kreves det en bedriftskultur som vektlegger læring og kontinuerlig forbedring. Ansatte bør oppfordres til å dele kunnskap og bidra til virksomhetens informasjonsressurser, samt få opplæring i hvordan de kan bidra positivt.

Ved å prioritere god informasjonsforvaltning, kan virksomheten oppnå en styrket markedsposisjon gjennom innovasjon og effektivitet.

Secure - Effektive og skreddersydde sikkerhetsløsninger etter virksomhetens behov

Informasjonsforvaltning og effektivitet

Effektiviteten i virksomheten gjennom informasjonsforvaltning er et viktig område som fortjener oppmerksomhet. God forvaltning av informasjon reduserer tidsbruk på informasjonssøk og øker produktiviteten blant ansatte.

Nøkkelen til effektivitet

Når informasjon er godt organisert og lett tilgjengelig, kan ansatte finne det de trenger raskt og enkelt. Dette eliminerer behovet for å bruke verdifull tid på å søke gjennom ustrukturerte data eller å gjenskape dokumenter som allerede eksisterer. En velorganisert informasjonsbase betyr også at medarbeidere kan ta informerte beslutninger raskere, noe som igjen kan føre til raskere gjennomføring av prosjekter og oppgaver.

Implementering av informasjonsforvaltningssystemer

For å oppnå dette, er implementeringen av effektive informasjonsforvaltningssystemer essensielt. Disse systemene kan variere fra dokumenthåndteringssystemer (DMS) til mer omfattende løsninger som enterprise content management (ECM) systemer. Ved å implementere disse systemene, kan virksomheter sørge for at informasjon er kategorisert, lagret og tilgjengelig på en måte som møter de ansattes behov.

Fordeler ved sentralisert informasjonstilgang

En sentralisert tilgang til informasjon hjelper også med å fremme samarbeid blant team og avdelinger. Når alle har tilgang til de samme ressursene, kan arbeidet koordineres mer effektivt, og duplisering av innsats unngås. Videre bidrar det til en kultur av åpenhet og deling, som er viktig i enhver virksomhet som ønsker å fremme innovasjon og kontinuerlig forbedring.

Utfordringer og løsninger

Det er imidlertid utfordringer knyttet til implementering av informasjonsforvaltning. En av de største utfordringene er motstand mot endring blant ansatte. For å overvinne dette, er det viktig med klar kommunikasjon om fordelene og verdien av et nytt system, samt tilby opplæring og støtte gjennom overgangsperioden.

En annen utfordring er å sikre at systemet forblir oppdatert og relevant for virksomhetens behov. Dette krever jevnlig vurdering og tilpasning av systemet, noe som kan oppnås gjennom regelmessige tilbakemeldinger fra brukerne og analyse av bruksmønstre.

Informasjonsforvaltning i samspill med digitalisering og digital transformasjon

Digitalisering og digital transformasjon er sentrale for alle moderne virksomheter, og informasjonsforvaltning spiller en nøkkelrolle i denne prosessen. For at en virksomhet skal kunne omfavne digital transformasjon fullt ut, kreves det mer enn bare å implementere ny teknologi. Det kreves en grundig forståelse og effektiv styring av informasjon som virksomheten besitter. Informasjonsforvaltning, eller det å sikre at informasjon er tilgjengelig, nøyaktig, og sikret, er derfor en grunnstein i enhver digital transformasjonsstrategi.

Les våre fem steg mot vellykket digital transformasjon.

Informasjon som drivkraft i digitalisering

I kjernen av digital transformasjon ligger evnen til å utnytte data og informasjon på nye og innovative måter. Dette kan være gjennom bedre innsikt for beslutningstakere, automatiserte prosesser som reduserer behovet for manuelt arbeid, eller nye digitale tjenester og produkter som tilbyr større verdi til kundene. For at dette skal være mulig, må informasjon forvaltes på en måte som støtter opp under virksomhetens strategiske mål.

Systematisk organisering av informasjon

En effektiv digital transformasjon krever at informasjonen er systematisk organisert. Dette inkluderer etablering av strukturer som sikrer at informasjonen er enkel å finne, tilgjengelig for de som trenger den, og beskyttet mot uautorisert tilgang. Informasjonsforvaltning hjelper med å etablere disse strukturene ved å definere prosesser for innsamling, lagring, behandling og deling av informasjon.

Fra data til innsikt

Digital transformasjon handler om mer enn bare å digitalisere eksisterende prosesser; det handler om å transformere hvordan virksomheten opererer og skaper verdi for kunder og ansatte. Informasjonsforvaltning spiller en nøkkelrolle i denne transformasjonen ved å konvertere rådata til verdifull innsikt. Ved å sikre at dataene er nøyaktige, relevante og tilgjengelige, kan virksomheter utnytte avanserte analyseverktøy for å drive innovasjon og forbedring.

Decide - I en datadrevet og åpen kultur gjøres innsikt tilgjengelig for alle, til enhver tid

Sikkerhet og etterlevelse

I en verden hvor datalekkasjer og brudd på personvernet kan ha alvorlige konsekvenser for både virksomheter og individer, er sikkerheten rundt informasjonsforvaltning viktigere enn noen gang. Digital transformasjon krever robuste sikkerhetsmekanismer for å beskytte sensitiv informasjon. Dette omfatter alt fra fysisk sikring av datasentre til kryptering av digital informasjon og sikring av nettverk. Informasjonsforvaltning sikrer at disse sikkerhetstiltakene er på plass og fungerer som de skal.

Hva skiller god og dårlig informasjonsforvaltning?

Forståelsen av forskjellen mellom god og dårlig informasjonsforvaltning er avgjørende for å identifisere områder for forbedring og sikre optimal utnyttelse av informasjonen. Her utforsker vi kjennetegnene ved begge sider, og hvilke konsekvenser dette har for en virksomhet.

Dette kjennetegner god informasjonsforvaltning:

  • Systematisk organisering: Informasjonen er godt organisert, lett tilgjengelig og kategorisert på en måte som reflekterer virksomhetens behov og arbeidsprosesser. Dette sikrer rask tilgang til informasjon for ansatte.
  • Kvalitetssikring av informasjon: Det er etablert prosesser for å sikre at all informasjon er oppdatert, nøyaktig og pålitelig. Dette innebærer regelmessig gjennomgang og oppdatering av informasjonen.
  • Effektiv deling og samhandling: Det finnes klare retningslinjer og verktøy for deling av informasjon og samarbeid internt i virksomheten, som fremmer effektivitet og innovasjon.
  • Sikkerhet og compliance: God informasjonsforvaltning innebærer sterke sikkerhetstiltak for å beskytte sensitiv informasjon og overholdelse av relevante lover og regler, som GDPR.
  • Tilrettelegging for digital transformasjon: Ved å ha en solid informasjonsforvaltning, står virksomheten bedre rustet til å dra nytte av digitale verktøy og teknologier, som AI og maskinlæring, for ytterligere effektivisering og innovasjon.

Dette kjennetegner dårlig informasjonsforvaltning:

  • Manglende oversikt: Informasjon er spredt over flere plattformer, uten noen form for systematisk organisering. Dette fører til unødvendig tidsbruk på å finne informasjon.
  • Foreldet og fullstendig informasjon: Uten prosesser for kvalitetssikring blir informasjonen raskt foreldet, noe som kan føre til feil beslutninger basert på utdatert eller mangelfull informasjon. Dette gjelder spesielt med tanke på Copilot og andre kunstig intelligensverktøy, som skanner, tolker og analyserer innholdet i all informasjon som ligger lagret. Ofte stoles det i høy grad på informasjonen fra disse verktøyene, og utdatert eller ukorrekt data vil kunne resultere i mangelfulle eller feil svar.
  • Ineffektiv deling: Informasjon deles på ineffektive måter, som fører til duplisering av arbeid og misforståelser. Det er mangel på klare retningslinjer for hvordan informasjon skal deles og hvilke verktøy som skal brukes.
  • Sikkerhetsrisikoer: Dårlig informasjonsforvaltning øker risikoen for datalekkasjer og brudd på personvernlovgivningen, noe som kan ha store økonomiske og omdømmemessige konsekvenser for virksomheten. Uten effektiv sikkerhetsfolvaltning kan sensitive data bli tilgjengelig for feil mennesker, enten som følge av bevisste eller utilsiktede handlinger.
  • Hindrer digital transformasjon: Uten en strukturert tilnærming til informasjonsforvaltning, vil virksomheten slite med å implementere nye teknologier og digitalisere arbeidsprosesser, noe som kan føre til at den sakker akterut i konkurransen.

Ved å identifisere disse kjennetegnene i egen virksomhet, kan du adressere områder for forbedring i din informasjonsforvaltning. Å jobbe mot en god informasjonsforvaltning er en kontinuerlig prosess som krever engasjement fra alle nivåer i virksomheten, fra ledelsen til den enkelte medarbeider. Ved å ta tak i disse utfordringene, kan dere legge et solid grunnlag for fremtidig vekst og innovasjon.


Sikrer kontroll over data og informasjonsflyt

Informasjonsforvaltning er essensielt for alle virksomheter som ønsker å forbedre effektivitet, sikre informasjonssikkerhet, og styrke egen innovasjonsevne.

Ved å fokusere på god forvaltning kan din virksomhet sikre at dere har kontroll over egne data og egen informasjonsflyt. Dette vil være et minimum for å møte både dagens og morgendagens utfordringer. Videre oppfordrer vi til å vurdere nåværende praksis og gjøre nødvendige justeringer for å oppnå en bedre posisjon i markedet og sikre bærekraftig vekst.

Ta kontakt med våre rådgivere for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe dere med å nå deres mål!