Europris legger grunnlaget for automatisering av prosesser med ny analyse- og integrasjonsplattform

Enhver virksomhet er avhengig av data og innsikt for å styre forretningen. I Europris handler det om å kunne stole på dataene, og gjøre de tilgjengelig – både for mennesker og fagapplikasjoner. «Datavarehus» er ikke en betegnelse Europris benytter lenger, og fokuset er nå rettet mot moderne skybaserte analyse- og integrasjonsplattformer.

Det er stor grad av stolthet knyttet til tallene i store deler av Europris sin virksomhet, spesielt når det kommer til salgsresultater og bruttofortjeneste. Når IT-direktør i Europris, Ole Petter Harv, besøker butikkene, opplever han at butikksjefer og nestkommanderende har god innsikt. Ved eventuelle avvik eller unøyaktigheter i dataene, er ansatte ivrige på å si ifra, uavhengig om de jobber i butikk eller andre steder i virksomheten

Du skal stole på bruttofortjenesten, og det gjør folk i vår virksomhet. Det er ikke en selvfølge. Vi styrer skuta aktivt etter tallene hver uke, og da må de være riktige. En butikksjef som finner at tallene ikke stemmer, gir beskjed. Det er et godt tegn for oss at de ikke er likegyldige til hvordan butikken deres blir fremstilt i rapportene, forteller Ole Petter Harv som er IT-direktør i Europris.

Å sikre fokus og kvalitet i salgstallene er avgjørende, da dette er data som benyttes av alle forretningsenhetene, helt opp på butikksjef-nivå. Å være trygg på at alle dataene har en kvalitet som gjør at Europris kan stole på sine rapporter er derfor viktig. Eventuelle avvik vil gi følgefeil nedover i leddene, noe som ifølge IT-direktøren vil være svært kostbart og gi store konsekvenser for virksomheten.

Evidi har vært representert i Europris med flere av sine leveranseområder de siste årene, og har ifølge Harv vært viktig for suksessen. Det gir utslag i tilgang på kompetanse, i tillegg til fleksibilitet og effektivitet i leveranser og prosjekter internt.

Data engineer Andreas Munch i Evidi har jobbet med Europris i over 10 år. Han mener at man har lyktes godt i Europris gjennom å jobbe målrettet i back-end, og kvalitetssikre og tilgjengeliggjøre grunndata med gode grensesnitt til ulike fagapplikasjoner.

For Europris er det viktig å ta gode beslutninger basert på erfaring og det de klarer å trekke ut fra et regneark. Dette handler, ifølge IT-direktøren, ikke om å være datadrevet. Topplinje-rapportering er på mange måter en enkel måte å rapportere på – så lenge den underliggende kvaliteten er på plass.

Frem til nylig hadde Europris et system som baserte seg på uttrekk fra Excel. Dette var lenge en suksess, og har bidratt til å tilgjengeliggjøre data og innsikt for de fleste i virksomheten. Ved å bruke andre typer datakilder enn tidligere, ønsker Europris nå å samle så mye data som mulig i sin analyseplattform. For å effektivisere beslutninger, har Europris lansert en løsning som gjør at de ansatte selv kan disponere data som er relevant for seg og sin funksjon. På den måten skapes en mer datadrevet og åpen kultur, der man gjør innsikt tilgjengelig for alle til enhver tid. Dette omtales gjerne som datademokratisering.

Når IT-avdelingen er ute i virksomheten, er budskapet at de som trenger data og innsikt skal få det! Og de skal ikke være avhengig av IT-avdelingen for å bestille en rapport.

Thomas Nakken, Leder dataplattform og analyse i Europris

I dag jobber Thomas Nakken med to større initiativer. Det ene handler om å gi innsikt på en bedre måte gjennom en ny analyseplattform, og det andre om å etablere en ny integrasjonsplattform. Plattformene skal sammen adressere behov som involverer store mengder med data, og gjøre disse tilgjengelig for utvalgte personer og fagsystemer. I tillegg jobbes det med å erstatte de mer tradisjonelle måtene for å ta ut tallgrunnlag til siste ledd. For IT-avdelingen til Europris handler det om å jobbe tett med forretning og forstå hvordan man skal drive mer effektivt og legge til rette for mer avansert bruk av analysedata.

For Thomas Nakken, er drømmen å skape en analyseplattform der mennesker og maskiner utfyller hverandre og brukes på riktig måte i en god kombinasjon. Jo mer data som gjøres tilgjengelig i plattformen, jo smartere blir den, ifølge Nakken.

I Europris streber vi etter å avvikle manuelle rutiner, som å sjekke værmeldingen for å vurdere behovet for snøskuffer i Alta-butikkene – eller grillkull om temperaturen stiger. Dette bør automatiseres med smart bruk av innsikt fra kilder utenfor vårt eierskap, forteller Nakken.

Et annet eksempel som trekkes frem er å frigjøre virksomheten fra den månedlige praksisen der noen arbeider fra klokken 06 om morgenen til 12 om natten for å lage rapporter, og deretter å presentere dem i PowerPoint. Slike rapporter bør, ifølge Nakken, heller tilgjengeliggjøres gjennom ferdige dashboards, som enkelt kan tilpasses virksomhetens behov.

Dataene i Europris skaper ikke kun verdi for menneskene som leser en rapport, men også for flere av fagapplikasjonene som benyttes i virksomheten. Det er derfor lagt ned betydelig innsats for å etablere moderne og effektive integrasjoner mellom fagapplikasjoner, slik at data er tilgjengelig og kan flyte fritt. I mange tilfeller omtales dette som en integrasjonsplattform. I Europris har man imidlertid vært tydelig på å konseptuelt skille analyseplattformen fra plattformen som innlemmer de ulike miljøene, sier Thomas Nakken.

Europris vektlegger spesielt ordresystemet som en av de viktigste fagapplikasjonene. Systemet er sentralt for styringen av ordreprosessen, og gir kontroll over hele vareforsyningen. Ordresystemet bruker data fra både butikkene og grossistene til å generere automatiske bestillingsforslag for butikkene. Disse forslagene tar hensyn til variabler som salgstall, salgsprognoser, lagerbeholdning hos grossister og egne butikker, samt planlagte kampanjer. Resultatet er automatiserte bestillingsforslag, skreddersydd for hver enkelt butikk.

Implementeringen av de ulike løsningene hos Europris involverer flere nøkkelaktører. Evidi har spilt en sentral rolle i å legge grunnlaget for automatiseringen av prosesser. Bidraget inkluderer utvikling av integrasjonsgrensesnitt mellom forskjellige fagsystemer, som gir essensiell data til ordresystemet. Om overføringen av denne dataen stanser eller det oppleves kvalitetsproblemer, står butikksjefen i fare for å måtte kompensere og i praksis navigere i blinde for å utarbeide bestillingsforslagene sine – en situasjon som raskt kan bli kritisk.

Ifølge Ole Petter Harv, er det Evidi sin oppgave å levere kompetanse, kapasitet og teknologi som gir Europris styrket handlingsrom og gjennomføringsevne. Det vil gi Europris gode forutsetninger til å nå sine strategiske og operasjonelle mål.

Vår målsetting er å være kundeorientert og datadrevet i alt vi gjør, fordi det skaper størst verdi for kundene våre, avslutter IT-direktøren.