Fagforbundet styrker grasrota gjennom sin tillitsvalgt-portal

Morten Krosby-Sæther

Engage

Fagforbundet har 400 000 registrerte medlemmer. De fleste jobber i offentlig sektor, fortrinnsvis kommunalt, men de har også medlemmer innenfor private virksomheter. Hovedoppgaven til Fagforbundet er å sikre medlemmene et anstendig arbeidsliv med gode og trygge lønns- og arbeidsvilkår.

I dag har de i underkant av 5 000 organisasjonstillitsvalgte, bestående av en sentral ledelse og administrasjon på 400 ansatte, 15 fylkeskretser og 400 lokale fagforeninger. I tillegg har de 14 000 klubbtillitsvalgte som er ute på arbeidsplassene, og det er​ disse som er målgruppen for løsningen Evidi utvikler.

Oppgaven går ut på å gi tillitsvalgte et verktøy som sikrer tilgjengeligheten av nøkkelinformasjon på plattformer de har tilgang til. Verktøyet må la dem løfte saker og oppgaver fra det daglige arbeidsmiljøet, til medlemmene og bringe dem videre til rett instans, når det er nødvendig å eskalere en sak.

Fagforbundet rigger seg med KLAR-portalen

Fagforbundet og Evidi utvikler sammen KLAR-portalen basert på Power Pages og Dataverse. KLAR står for KLubbstyrets ArbeidsRom, og bygges på en arkitektur som inkluderer en kompleks datamodell, bygget i Dataverse. Portalen holder på medlemsdata og saksbehandling, men er også en komplett organisasjonsstruktur med roller og relasjoner mellom organisasjon og medlemmer.

De daglige oppgavene til en tillitsvalgt er å representere medlemmene ute i de forskjellige virksomhetene. De skal håndtere persondata og til dels særdeles sensitive opplysninger. De trenger derfor både tilgang til informasjon som gjør dem i stand til å gi medlemmene en kvalitativ service, og muligheten til å registrere saker og jobbe med en saksgang over tid. Samtidig har de ikke behov for et komplett fagsystem med alt det innebærer av kostnader og ikke minst opplæring. Brukerne har forholdsvis lav digital kompetanse og har derfor behov for et intuitivt verktøy som gir riktig og tilpasset informasjon og muligheter.

Å slippe inn 14 000 brukere i Dynamics er hverken nødvendig eller interessant. Derfor falt valget naturlig på Power Pages, som kan løfte fagsystemet ut i et tilgjengelig men sikkert grensesnitt. Her kan de tillitsvalgte opprette saker, følge opp et saksforløp og organisere arbeidet rundt organisasjon, virksomheter og individer, med oppdatert informasjon fra medlemssystem og virksomhetsregistre.

En utfordring er at Klubbtillitsvalgte i svært liten grad er samlokalisert med resten av Fagforbundets tillitsvalgte. Det betyr at de må ha en stor grad av automatisering i sitt arbeid og selv ha kontroll og oversikt over alle saker de er involvert i opp mot sin arbeidsgiver, eller når de søker råd og veiledning hos Fagforbundet.

Tim Sørensen, Produkteier i KLAR-prosjektet.

Hvordan er KLAR-portalen bygget?

Evidi har sammen med Fagforbundet utviklet en Power Pages-portal som gir de tillitsvalgte tilgang til oppdaterte medlemsdata og mulighet til å jobbe med medlemmenes saker.

  • Som grunnlag er det implementert en dataplattform for medlemsdata og organisasjon. Dette gir de tillitsvalgte tilgang på relevant medlemsdata gjennom å styre hvilke data de har tilgang til i kontekst av tilhørighet og rolle i organisasjonen.
  • Videre er det implementert en datastruktur som holder på saksdata med tilhørende dokumenter, notater og oppgaver.
  • På toppen av dette er det implementert en Power Pages-portal som brukerne får tilgang til gjennom Bank ID som innlogging, og automatisk onboarding basert på tilhørighet og roller som ligger i medlemsplattformen.

Gjennom spesialiserte spørringer henter vi ut og presenterer relevant informasjon i et enkelt og tilgjengelig web-grensesnitt. Dette gir oss muligheter til å kombinere kompleks informasjonsformidling samtidig som vi overholder personvern og sikkerhet. KLAR-teamet hos Fagforbundet jobber agilt og består av både konsulenter fra Evidi og produkteier hos Fagforbundet. En av styrkene med å jobbe på denne måten er at Fagforbundet hele veien er med på utformingen av portalen, og at den får en dynamisk utvikling. Denne samarbeidsformen gir både tekniske og forretningsressurser mulighet til å tilpasse og korrigere utviklingen av produktet, og gjør teamet i stand til å levere smidige løsninger.

KLAR – ferdig - gå!

Den store verdien i KLAR er at man gir en brukermasse med forholdsvis lav digital kompetanse og begrensede ressurser tidsmessig, et enkelt verktøy som gir medlems- og prosess-støtte med høy kvalitet. Denne høsten leverer teamet sin MVP og portalen vil rulles ut til de tillitsvalgte utover våren. Fremover vil mye fokus ligge på automatiseringsprosesser og implementering av kunnskapskilder, samt integrering mot andre deler av Fagforbundet som fagforeninger, juridisk osv.

Les mer om klubbstyrets arbeidsrom KLAR