Fagforbundet følger op på medlemmerne på en enklere måde via en ny portal valgt af tillidsmændene

Morten Krosby-Sæther

Engage

Fagforbundet har 400 000 registrerede medlemmer. De fleste arbejder i den offentlige sektor, fortrinsvist i kommunalt regi, men de har også medlemmer i private virksomheder. Fagforbundets væsentligst opgave er at sikre medlemmerne et anstændigt arbejdsliv med gode og trygge løn- og arbejdsvilkår.  ​

I dag har de i underkanten af 5 000 tillidsvalgte, bestående af en central ledelse og administration på 400 ansatte, 15 amtskredse og 400 lokale fagforeninger. Derudover har de 14 000 tillidsmænd, som er ude på arbejdspladserne, og det er​ dem, der er målgruppen for den løsning, som Evidi udvikler.

Opgaven går ud på at give de tillidsvalgte et værktøj, som sikrer tilgængelighed af nøgleinformation på de platforme, som de har adgang til. Dette værktøj gør, at de kan løfte sager og opgaver fra det daglige arbejdsmiljø til medlemmerne og bringe dem videre til rette instans, når det er nødvendigt at eskalere en sag.

Fagforbundet rigger seg med KL*AR-portalen

Fagforbundet og Evidi udvikler sammen KL*AR-portalen baseret på Power Pages og Dataverse. KL*AR står for”Klubbstyrets Arbeidsrom”, og bygges på en arkitektur, der inkluderer en kompleks datamodel, bygget i Dataverse. Portalen indeholder medlemsdata og sagsbehandling, men er også en komplet organisationsstruktur med roller og relationer mellem organisation og medlemmer.

De daglige opgaver for en tillidsvalgt er at repræsentere medlemmerne i de forskellige virksomheder. De skal håndtere persondata og til dels særdeles sensitive oplysninger. De har derfor brug for adgang til information, som gør dem i stand til at give medlemmerne en kvalitativ service og mulighed for at registrere sager og arbejde med sager over tid. Samtidig har de ikke behov for et komplet fagsystem med alt hvad det indebærer af omkostninger og ikke mindst oplæring. Brugerne har forholdsvis lav digital kompetence og har derfor behov for et intuitivt værktøj, som giver rigtige og tilpassede informationer og muligheder.

At lukke 14 000 brugere ind i Dynamics er hverken nødvendigt eller interessant. Derfor faldt valget naturligt på Power Platform og Power Pages (low-code SaaS løsning), som kan løfte fagsystemet ud i et tilgængeligt men sikkert interface. Her kan de tillidsvalgte oprette sager, følge op på sagsforløb og organisere arbejdet i hele organisationen, hos virksomheder og individer, med opdateret information fra medlemssystemet og virksomhedsregistre.

Det er en udfordring, at tillidsmændene i meget lille grad er placeret sammen med resten af Fagforbundets tillidsmænd. Det betyder, at de skal have en stor grad af automatisering i deres arbejde og selv have kontrol og oversigt over alle de sager, de er involveret i op mod arbejdsgiveren, eller når de søger råd og vejledning hos Fagforbundet.

Tim Sørensen, Produkteier i KL*AR-prosjektet

Hvordan er KL*AR-portalen bygget?

Evidi har sammen med Fagforbundet udviklet en Power Pages-portal, som giver de tillidsvalgte adgang til opdaterede medlemsdata og mulighed for at arbejde med medlemmernes sager.  

  • Som grundlag er der implementeret en dataplatform for medlemsdata og organisation. Dette giver de tillidsvalgte adgang til relevant medlemsdata ved at styre, hvilke data de har adgang til i forhold til tilhørsforhold og rolle i organisationen.  
  • Derudover er der implementeret en datastruktur, som indeholder sagsdata med tilhørende dokumenter, notater og opgaver.  
  • Oven i dette er der implementeret en Power Pages-portal, som brugerne får adgang til via Bank ID som log-in og automatisk on-boarding baseret på tilknytning og de roller, som ligger på medlemsplatformen. 

Via specialiserede forespørgsler henter vi og præsenterer relevant information i et enkelt og tilgængeligt web-interface. Dette giver os mulighed for at kombinere kompleks informationsformidling samtidig med at vi overholder GDPR og sikkerhed. KL*AR-teamet hos Fagforbundet arbejder agilt og består af både konsulenter fra Evidi og produktejer hos Fagforbundet. En af styrkerne ved at arbejde på denne måde er at Fagforbundet er med til udformningen af portalen, og at den får en dynamisk udvikling. Denne samarbejdsform giver både tekniske- og forretningsmæssige ressourcer mulighed for at tilpasse og korrigere udviklingen af produktet, og gør teamet i stand til at levere smidige løsninger.

KLAR – parat - start

Den store værdi i KL*AR er, at man giver et antal brugere med forholdsvis lav digital kompetence og begrænsede ressourcer tidsmæssigt, et enkelt værktøj, som giver medlems- og proces-støtte med høj kvalitet. Her i efteråret leverer teamet sin MVP og portalen rulles ud til tillidsmændene hen over foråret. Fremover vil der være fokus på automatiseringsprocesser og implementering af videnskilder, samt integrering henimod andre dele af Fagforbundet som fagforening, juridisk osv.

Læs mere om klubbstyrets arbejdsrum KL*AR her