Digital transformasjon øker effektiviteten og optimaliserer driften til Matcompaniet

I en tid hvor tidkrevende manuelle prosesser og en aldrende NAV 2016-plattform skapte flaskehalser og logistikkutfordringer mellom systemene, tok Matcompaniet beslutningen om å omfavne digital transformasjon for å møte dagens krav, og rigge seg for fremtiden. Behovet for en pålitelig bestillingsportal og en mer strømlinjeformet tilnærming til logistikk og ordrehåndtering ble tydelig i deres daglige utfordringer. Da de begynte å utforske alternativer, ble SaaS-løsningen til Microsoft Business Central (BC) en tiltalende mulighet.

Refleksjonen viste Matcompaniet, som opererer innen import, salg, og lagring av mat og forbruksvarer, at de i stor grad jobber med standardprosesser, og at det ikke var nødvendig med omfattende tilpasninger. Samtidig ble behovet for endring ytterligere understreket i en samtale med Evidi. Beskjeden var klar: enten byttet de systemer nå, eller så ville de måtte bytte en gang til om noen år. Det var ikke et spørsmål om hvorvidt det måtte byttes, bare spørsmål om når. Beslutningen ble tatt, og Matcompaniet begynte overgangen til Business Central SaaS våren 2021.

Matcompaniet stod særlig ovenfor to utfordringer: Kundene møtte en overveldende bestillingsprosess med Excel-ark med utallige produkter og priser, samt en nettside med betydelige informasjonsmangler – og de ansatte opplevde tidkrevende manuelle prosesser internt, både rundt varelager, bestillinger og leveranse, som til tider inneholdt utilsiktede feil. Den manuelle inntastingen av ordre, og den tidkrevende planleggingen av kjøreruter, var tidkrevende.

Ønsket til Matcompaniet var klart: å kunne motta ordrene direkte i Business Central (BC). I november 2022 ble løsningen lansert. Med overgangen til å få alle ordrene inn i BC, ble prosessene drastisk effektivisert og resultatene var betydelige. Ingen ønsker seg tilbake til det de gamle verktøyene nå.

Gjennom enkle tilpasninger og utnyttelse av Google Maps ble ordrepunching forenklet, og med Power Apps vil det i fremtiden være mulig med automatiske kjøreruter. Spesielt med integrasjonen av BC SaaS og nettsiden, som ble lansert i februar 2022, som både forbedret synligheten, og gjorde bestillingsprosessen mer intuitiv og effektiv. På sikt vil flere kjøreruter kunne konfigureres samtidig, og ytterligere redusere den tidligere manuelle oppgaven fra mange timer hver dag til kun noen minutter.

Matcompaniet har flere spennende planer videre. Implementeringen av den siste ProWeb-løsningen fra Evidi, som gir muligheten til å administrere varelageret direkte på nettsiden, utgjør første prosjekt. Nå som systemene fungerer mer optimalt, har det oppstått økt interesse internt for rapporter og visualisering av verdiene de nye løsningene bringer. Spesielt interessant er dashboardsene som er planlagt, og særlig innenfor områder som innkjøp. Ved å implementere gode dashboard-løsninger, med fokus på bestillingsprinsipper og forslag til innkjøp, kan innkjøpsrutiner optimaliseres og bestillingsprosesser automatiseres for å unngå menneskelig feil.

Den mest etterspurte funksjonaliteten har vært en oversikt over varelageret, og å sikre at vi har riktige varer på lager er avgjørende. Dette er området hvor vi ser størst potensial for å forbedre innkjøpsprosessen. En drømmeindikator for oss er statistikken som sammenligner webordrene som kommer inn, med de faktiske varene som blir pakket. I bunn og grunn er det to ting kundene våre er opptatt av - å kunne bestille varene de ønsker, og å motta de i rimelig tid, forteller Christoffer Berve.

Matcompaniet fortsetter å utforske og implementere nye funksjoner for å forbedre kundeopplevelsen og ytelsen ytterligere. Med integrasjonen mellom BC SaaS og nye nettsider, har tilbakemeldingene fra kundene vært svært positive, med bedre tilgang til informasjon og enklere bestillingsprosesser. Samtidig har det vært en tydelig endring i arbeidskulturen internt, og de ansatte ser opplever daglig verdien av den digitale transformasjonen. Bevre understreker at når man står i at det er mye å gjøre, er det vanskelig å sette en verdi på det. Den avgjørende biten, er å bruke systemene til å lette den unødvendige jobben, slik at de kan frigjøre mer tid til kundene og yte god service.

Etter en vellykket digital transformasjon, med flere videre prosjekter, har Matcompaniet ikke bare oppnådd økt effektivitet og pålitelighet i sine prosesser, men ser også positivt på fremtiden, med en klar forståelse av verdien Microsoft Business Central og SaaS bringer til deres virksomhet, som sentral brikke i en større Microsoft-portefølje av løsninger.