Grønt Punkt Norge rigger seg for suksess med en sømløs og verdiskapende digital brukerreise

Beate Sommer

Engage

Alle virksomheter som produserer eller importerer varer med mer enn 1.000 kg emballasje i året, skal finansiere innsamling, sortering, materialgjenvinning og annen behandling av brukt emballasje ved å være medlem av et godkjent returselskap. Grønt Punkt Norge har 5.750 medlemmer som alle tar sitt lovpålagte produsentansvar for innsamling og gjenvinning av emballasje. I tillegg tilbyr også Grønt Punkt Norge sine medlemmer rådgivning om emballasjeutvikling, og deler gjerne av den kunnskapen de innehar.

Som medlem av Grønt Punkt Norge kan man ha forskjellige typer medlemskap, avhengig av mengden emballasje man setter på markedet, og om man er emballasjeprodusent eller importør. Det som er felles for medlemmene, med noen få unntak, er at de ved fastsatte intervaller skal rapportere mengden emballasje som er satt på det norske markedet i det gitte intervallet. Dette danner videre grunnlaget for utstedelse av faktura.

Grønt Punkt Norge og Evidi gjennomfører en digitaliseringsreise sammen

Grønt Punkt Norge så det som nødvendig å fornye hele sin IT-plattform, slik at deres medlemmer ble møtt med en moderne, fremtidsrettet og effektiv arbeidsflate for å oppfylle de forpliktelsene de har som medlemmer. Digitaliseringen skal bidra til å skape merverdi for medlemmene, noe som vil fremme et positivt omdømme for Grønt Punkt Norge og styrke deres rolle som en betydningsfull samfunnsaktør som bidrar til økt gjenvinning. Strategien var å anskaffe og implementere markedets beste standard, skybaserte løsning, og samtidig re-designe virksomhetens prosesser for å minimalisere avvik og effektivisere flyt. Grønt Punkt Norge og Evidi skal sammen etablere en ny digital plattform for kjernevirksomheten for medlemmer med Power Pages og Dynamics 365. Med Dynamics 365 skal det også leveres løsning for kundeservice, salg og markedsføring.

Sammen med oss på reisen har vi også Oseberg, som skal levere fakturering og regnskapsføring med Dynamics 365 Business Central. Å slippe eksterne brukere inn i Dynamics er verken nødvendig, ønskelig eller interessant. Derfor falt valget naturlig på Power Pages for medlemmenes arbeidsflate, som sømløst og sikkert viser Dynamics-data i et grensesnitt, slik at medlemmene kan uføre forventede transaksjoner med oppdatert og relevant informasjon fra Dynamics. På samme sted kan medlemmene sende inn henvendelser til Grønt Punkt Norge. Henvendelsene er tilgjengelig for medlemmene, slik at de via portalen kan kommunisere med Grønt Punkt Norge og deretter lukke henvendelsen. Et viktig element i det å være medlem hos Grønt Punkt Norge er å kunne laste ned sitt medlemsbevis, en funksjon også portalen støtter. For brukeradministrasjon til medlemmenes portal benyttes Azure B2C.

Utrolig deilig når alt er tilgjengelig i samme system!

Elisabeth Våland Suhr, Digital forretningsutvikler, Grønt Punkt Norge

Ny plattform sikrer at medlemmene oppfyller sine krav effektivt

Evidi har med Dataverse og Dynamics 365 i bunnen utarbeidet en medlemsmodul som holder på elementær informasjon om virksomheter og kontakter. I tillegg er det bygget tabeller som holder på informasjon om avtaler, produkter og produktpriser. Disse benyttes sammen med standard Dynamics 365-tabeller for å komplettere prosessen for avtaleinngåelse og innrapportering. 

En avtaletype innehar forskjellige egenskaper som styrer intervall for automatikk og for generering av rapporteringsgrunnlag til medlemmene. Power Automate benyttes for å generere rapporteringsgrunnlag for hvert enkelt medlem, i henhold til deres avtale og definerte intervaller. Power Automate sørger også for at den rapporteringsansvarlige hos hvert enkelt medlem får varsling om at ny innrapportering skal utføres. Medlemmet får i sitt varsel en direkte lenke til rapporten, slik at de raskt kommer seg til riktig sted for innrapportering. Om det foreligger tidligere innrapporteringer for medlemmet, er rapporten allerede fylt inn med data fra forrige innrapportering. Innsendinger via Power Pages-siden skriver direkte tilbake til ordre i Dynamics, som videre overføres til Dynamics 365 Business Central via standard integrasjon. Power BI benyttes for å samle og eksponere data fra flere kilder i rapporter på skjema i medlemsmodulen, som frittstående rapporter, instrumentbord og eksternt til medlem på portal.

Prosjektgruppa består av konsulenter for spesifikke fagområder fra Evidi, konsulenter fra Oseberg og prosjekteier fra Grønt Punkt Norge. Sammenstillingen av dette teamet har vært nøye planlagt med tanke på kompetanse, mandat og tilgjengelighet, for å sikre stabilitet og effektivitet i gjennomføringen av prosjektet og levering til de fastsatte milepæler.

Hvordan få ut ny plattform til brukerne, både internt og eksternt?

For å sikre suksess i et IT-prosjekt er det avgjørende at alle brukerne er engasjert gjennom hele reisen. Grønt Punkt Norge og Evidi har sammen utarbeidet en omfattende brukeradopsjonsstrategi, som adresserer både eksterne og interne brukere. Utarbeidelsen av strategien ble satt i gang tidlig, for å starte modningsprosessen hos alle brukerne. Det ble tatt i bruk en rekke virkemidler, inkludert intervjuer, nyhetsbrev, pilotbrukere, klasseromsundervisning, webinarer og leksjoner, for å sikre en grundig og effektiv gjennomføring. Suksessen i prosjektet er et resultat av felles innsats for å involvere og rigge alle brukere.