Etiske retningslinjer - Ansatte

Etiske retningslinjer

1. Om Evidi

   Evidi sin visjon "Uovervinnelige sammen" har rot i at vi er overbevist om at de beste
   løsningene oppstår i skjæringspunktet mellom god samhandling, riktig kompetanse og smart
   bruk av teknologi.

   Vi skal bidra til ansvarsbevisst og god bruk av teknologi, og være med på å forme en bedre
   morgendag. Med en felles, positiv innstilling til endring og høye ambisjoner, kan vi få til hva
   som helst.

2. Evidi sin virksomhet og vårt ansvar

   Evidi skal drive sin virksomhet i overenstemmelse med prinsippene for en ansvarlig, etisk og
   sunn forretningspraksis, slik at alle gjeldende lover og forskrifter overholdes. Dette innebærer
   en samlet innsats og oppmerksomhet fra alle i Evidi, og disse retningslinjene gir oss veiledning
   til å forstå sitt ansvar i å ta riktige avgjørelse og beslutninger i de situasjoner hvor vår etiske
   standarder kan bli utfordret.

   Troverdig og rettferdig opptreden er vårt fundament, som arbeidsgiver, overfor kunder og
   overfor leverandører, eiere og andre samarbeidspartnere. Retningslinjene slår fast at vi alltid
   skal gi råd som er best for kunden, at de til enhver tid gjeldende lover og regler følges og at
   medarbeidere har en respektfull omgang med andre mennesker i sitt arbeid, både i formelle og
   mer uformelle sammenhenger.

   Våre skriftlige retningslinjer er forankret i Evidi sin selskaps- og merkevarestrategi, og i våre
   verdier – og våre kunder og leverandører skal føle seg trygge på vår kompetanse og vår
   integritet.

   De etiske retningslinjene kan imidlertid ikke dekke alle tenkbare situasjoner som kan oppstå,
   og derfor er det viktig å rådføre seg med nærmeste leder, eller en annen ansvarlig, dersom det
   oppstår situasjoner som er uklare.
   
   De etiske retningslinjene gjelder for alle som jobber i og for Evidi, og for alle handler på vegne
   av Evidi, inkludert styre og eiere. I dette dokumentet omtales alle disse aktørene som «vi».

3. Våre verdier

   Nysgjerrighet - som betyr at vi stadig utforsker nye muligheter innen teknologi og markedets muligheter og problemstillinger.

   Tillit - som tydeliggjør at vi tar ansvar for våre leveranser og er til å stole på. Vi gjør som vi sier, og sier som vi gjør. Avtaler er til for å holdes.

   Lagspiller - som handler om at vi spiller hverandre gode og unner hverandre suksess. Det er høyt under taket med rom for å utfordre hverandre og skape gode diskusjoner. Når en beslutning er tatt, støtter alle opp under den.

   Vi i Evidi skal være tydelige, motiverende lagspillere som bevist jobber for mangfold og
   inkludering.

4. Ansattansvar

   All aktivitet i Evidi bygger på respekt for menneske -og arbeidstakerrettighetene og grunnprinsipper for god forretningsvirksomhet, som nedfelt i internasjonale konvensjoner og nasjonal lovgivning.

   Alle ansatte plikter å etterleve gjeldende lover og regler, opptre på en etisk, bærekraftig og samfunnsansvarlig måte. Evidi fører en åpen dialog omkring etiske spørsmål, både internt og eksternt.

   Eventuelle brudd eller avvik som forekommer skal håndteres i henhold til Evidis prosedyrer, og kan resultere i arbeidsrettslige, strafferettslige og erstatningsrettslige konsekvenser.

5. Lederansvar

   Lederne i Evidi har et særskilt ansvar for at vi etterlever de etiske retningslinjene og skal bygge en organisasjonskultur basert på våre verdier. Lederne skal kjennes igjen som tydelige motiverende lagspillere, og være rollemodeller for våre felles verdier. Lederne på alle nivåer skal sikre at de retningslinjene jevnlig gjennomgås, og at alle ansatte er trygge på at de forstår
   Evidi sine etiske regler.

6. Varsling

   I tilfeller hvor vi blir kjent med kritikkverdige forhold hos Evidi, våre oppdragsgivere eller samarbeidspartnere, er vi ansvarlig for å melde fra om dette.

   Dette må gjøres på en forsvarlig måte, som ikke oppleves trakasserende eller skaper unødig belastning for arbeidsmiljøet. Varslinger skal gjøres iht rutiner for avvikshåndtering.

   Evidi har etablert anonym og sikker varslingskanal gjennom verktøyet Winningtemp.

   Den som varsler om kritikkverdige forhold skal ikke bli utsatt for noen form for gjengjeldelse på grunn av varslingen, og identitet skal holdes konfidensiell.

7. Helse, miljø og sikkerhet

   Arbeidsmiljøet hos Evidi skal være inkluderende og helsefremmende, både psykisk og fysisk. Evidi arbeider metodisk og kontinuerlig med forholdene relatert til helse, miljø og sikkerhet og har skriftlige rutiner og retningslinjer og tydelige rolle- og ansvarfordeling på området.

   Medarbeiders arbeidsmiljø skal følge gjeldende Arbeidsmiljølov, og anses som godt med tanke på med tanke på ventilasjon, temperatur, lydnivå, lys, arbeidsstilling, arbeidsredskap og tilgang til sanitærinnretninger. Dette gjelder uansett om arbeidet rent fysisk utføres i egne lokaler, kundens eller partners lokaler

   Enhver ansatt er forpliktet til å bidra til at arbeidsmiljøet oppleves positivt og profesjonelt. Det innebærer at vi er lagspillere som løfter hverandre opp og behandler hverandre, kunder og samarbeidspartnere med respekt. Forhold som påvirker arbeidsmiljø eller sikkerhet negativt skal meldes iht våre etablerte rutiner og retningslinjer

8. Mangfold

   Mangfold handler om mer enn kjønn, etnisitet, alder eller legning, og er større enn holdninger og vilje. Det handler om at vi alle ser verden på ulike måter, ut ifra livserfaringer og i kraft av hvem vi er.

   I Evidi skal vi fremme mangfold for å være med på å forme morgendagen og løsningene i den. For våre kollegaer, for våre kunder, og for verden. Vi skal dyrke en kultur som ivaretar våre unike ulikheter. Som sørger for en arbeidsplass der alle føler seg ivaretatt. Hvor styrken ligger i helheten av oss alle.

   Mangfold betyr å møte folk med respekt og inkludering uansett hvor de kommer fra, hvilken bakgrunn de har, hvilken kultur de representerer eller hvilke utfordringer de har. Det handler om å være nysgjerrig på, og fremme, det som gjør oss unike.

   Vi har nulltoleranse for mobbing, diskriminering og trakassering av enhver art, og ingen medarbeider skal oppleve noen form for diskriminering relatert til kjønn, etnisitet, religion eller trosoppfattelse, politisk tilhørighet, seksuell legning, funksjonshemming eller alder. Hver enkelt ansatt har selv et ansvar for å følge dette i utøvelsen av sin rolle.

9. Klima og miljø

   Vi bidrar med vår kompetanse, teknologi og nettverk av samarbeidspartners til å sikre bærekraftig utvikling i bransjen. Vi tror dette best gjøres ved å ta aktive valg i verdikjeden, og ved å velge partnerskap og samarbeid med høye ambisjoner. Vi ønsker å utfordre og å bli utfordret-sammen er vi sterkest.

   Arbeidslivskriminalitet, som svart arbeid, barnearbeid, tvangsarbeid eller sosial dumping, skal heller ikke forekomme hos våre kunder. samarbeidspartnere eller i våre leverandørkjeder.

10. Taushetsplikt og informasjonssikkerhet

    Alle ansatte signerer en taushetserklæring ved ansettelsen. Ved signering av denne forplikter man seg til å ikke bruke, åpenbare, utlevere eller på en annen måte gjøre tilgjengelig for uvedkommende informasjon om data og bedrifts- eller forretningshemmeligheter, personopplysninger eller andre forhold som man har fått kjennskap til gjennom sitt arbeid for Evidi AS eller noen av Evidi`s tilknyttede selskaper. Taushetserklæringen gjelder også etter opphør av ansettelse eller oppdrag.

    Regler rundt informasjonssystem i Evidi er beskrevet i et styringssystem, som bygger på ISO standard 27001. Styringssystem revideres regelmessig. Behandling av informasjon i Evidi er i samsvar med regulatoriske, interne og avtalerettslige krav til informasjonssikkerhet.

    Informasjonen sikres på en god måte igjennom, fysisk, teknisk og organisatoriske tiltak. Sikkerhetsstrategien er godt forankret i ledelsen.

    Evidi følger gjeldene lover og regler for behandling av personopplysninger. Personvern er noe Evidi tar på alvor. Alle som jobber i eller med Evidi skal kunne stole på at vi behandler personopplysninger i samsvar med personvernlovgivning, samt beskytter informasjon og ivaretar taushetsplikten.

11. Kommunikasjon og medier

    Evidi sin kommunikasjon skal være åpen, ærlig og tydelig. Det gjelder både intern og ekstern kommunikasjon, og er viktig for tilliten til selskapet. Kun utvalgte personer uttaler seg til media på selskapets vegne, og all ekstern kommunikasjon skal gjøres i samarbeid med Evidis kommunikasjonsavdeling.

    Enhver ansatt må utøve god dømmekraft med hensyn til hva man sier i ulike medier om kunder, partnere, konkurrenter og kolleger. Vær bevisst på at det i praksis er vanskelig å skille på hva man sier som representant for Evidi og som privatperson. Opptre i samsvar med allmenne regler for god folkeskikk.

    Dersom man oppdager at det har blitt publisert ulovlig materiale på vegne av Evidi eller materiale som kan skade selskapets omdømme, skal kommunikasjonsavdelingen kontaktes for hjelp til å håndtere det.

12. God forretningsskikk

    Evidi sine kunderelasjoner er en kritisk faktor for oss, og vi skal behandle våre kunder med respekt – og vi skal alltid levere det vi har lovt, og vi skal leve ut våre kjerneverdier i arbeidet med våre kunder. Det bygger troverdighet.

    Oppdrag og leveranser skal leveres med høy kompetanse og integritet, og våre kunder skal være trygge på at vi gir råd og anbefalinger som er til det beste for kunden. Vår kultur er basert på at vi ønsker å hjelpe andre i å lykkes, og vi skal se på kunden som en lagspiller i å lykkes. Våre kunder skal oppleve at den innsikt de gir oss i egen forretning ikke deles videre med andre kunder.

    I samarbeid med forretningspartnere utveksler vi ikke konkurransesensitive opplysninger utenom det som er nødvendig for prosjektet eller leveransen. Ved valg av samarbeidspartnere, leverandører, produkter eller tjenester lar vi ikke personlige preferanser eller relasjoner påvirke våre valg eller beslutninger, men tar disse basert på våre eller kundens forretningsmessige behov.

13. Etterrettelighet i avtaler og finansielle forhold

    Våre avtaler med ansatte, forretningsforbindelser eller samarbeidspartnere skal være skriftlige og arkiveres forsvarlig. Muntlige inngåtte avtaler kan være vanskelig å dokumentere, og kan lede til mistanker om ulovligheter eller at noe uetisk har funnet sted.

    Evidi sine regnskaper skal alltid være fullstendige og nøyaktige, og ansatte som tar del i kostnadsføring, transaksjoner eller regnskapsførsel skal påse at alle transaksjoner er fullstendige og nøyaktig dokumentert i henhold til god regnskapsskikk og interne regler og krav.

    Enhver form for korrupsjon er uakseptabel, og Evidi forventer at alle ansatte, kunder og samarbeidspartnere opptrer ærlig, transparent og etterrettelig.

    Å tilby eller motta fordeler i kraft av sin stilling, verv eller oppdrag, og ved dette oppnå urettmessige fordeler for seg selv eller egen organisasjon, i form av penger, gaver eller tjenester, ansees som korrupsjon.

    Ansatte må utvise stor aktsomhet vedrørende gaver, tjenester og invitasjoner til og fra kunder, partnere, leverandører og andre samarbeidspartnere, ved størrelser utover hva gjelder vanlig oppmerksomhet. Ved tvil om hvorvidt en gave, tjeneste eller invitasjon faller innunder vanlig oppmerksomhet, skal man konferere med sin nærmeste leder eller annen ansvarlig leder.

14. Interessekonflikter

    En interessekonflikt oppstår hvis noen har interesser som påvirker beslutninger og vurderinger. For eksempel kan det oppstå interessekonflikter mellom krav fra kunder, egne forretningsinteresser og krav fra eiere. 

    Alle i Evidi har et ansvar å se til at egne beslutninger ikke er påvirket av personlig vinning. Vi erklærer oss inhabile i situasjoner der en interessekonflikt kan oppstå og unngår situasjoner som kan så tvil om vår integritet. Ved usikkerhet rundt dette, skal man rådføre seg med nærmeste leder eller annen ansvarlig.

    Eksempler på interessekonflikter kan være utnyttelse av forretningsforbindelser i Evidi til egen eller annens vinning, inngå annet arbeidsforhold enn Evidi – med eller uten kompensasjon, eller tiltredelse i styreverv utenfor Evidi uten godkjenning fra CEO.

15. Selskapets eiendeler

    Vi er ansvarlig for å bruke Evidis eiendeler med ansvar og skjønn, i samsvar med gjeldende policy og instrukser. Eiendelene er tilgjengelig for å utføre arbeidsoppgaver, og omfatter utstyr, informasjon, programvare, systemer og lignende som eies av selskapet. 

    De samme regler og ansvar gjelder for kunder og samarbeidspartneres eiendeler. Det aksepteres ikke misbruk av Evidis, kunders eller samarbeidspartneres eiendeler i noen form eller tilfelle.