Opsving for Bergans med nyt ERP-system

Ranja Ovedal

Optimise

Omfattende investeringer i egne IT-systemer har givet gode resultater for Bergans Fritid AS. Sammen med Evidi, har de gjort klar til bæredygtighed og moderne drift, og ikke mindst gode og sikrere kunde oplevelser online.

Projektet startede i 2018, med en fuldstændig redegørelse af IT-systemerne. Analysen viste at systemerne arbejdede separat, men at linkene i værdikæden ikke var forbundet. Meget arbejde blev udført manuelt, og det blev klart, at det var tid til en upgrade," siger Chief Information Officer (CIO) hos Bergans, Espen Jensen.

Han har ledet processen med renovering af forretningssystemerne inklusive e-commerce løsningen, store systemer, PLM, PIM, warehousing og logistics.

Hurtigt projekt

Processen blev færdiggjort på kun elleve måneder, trods advarsler.

- Der var nogle, der mente, at vi skulle bruge mindst 3 år på projektet, men vi tænkte, at vi ville opnå bedre resultater ved at arbejde mere intensivt i en kortere periode. Hvis man skal i gang med den slags processer, er det en betingelse at man involverer sig, ellers skal man ikke gå i gang med det. Vi var en projektgruppe, der bestod af 7 medarbejdere, som dedikerede mindst 40% af vores tid til projektet gennem hele perioden. Hvis man vil opnå en god løsning, er det vigtigt, at man forstår processerne og systemerne i hele værdikæden, siger Jensen.

Han forklarer, at dette også blev prioriteret, da projektgruppen skulle vælge leverandør. Partneren skulle naturligvis være professionelt stærk, og derudover ønskede Bergans at arbejde sammen med mennesker, de kunne møde personligt og opbygge et forhold til.

- Et tæt partnerskab var særligt vigtigt i perioden efter “Go-Live”. Det faktum, at vores folk havde en direkte dialog med Evidi’s udviklere og vidste, hvem der arbejdede med hvad, var afgørende, da vi løste de vigtige opgaver, siger Jensen.

Bergans valgte det anerkendte system Microsoft Dynamics 365 Business Central, hvilket er egnet til mindre og mellemstore virksomheder. Dette betyder en størrelse firma, som de fleste norske firmaer er.

På billedet: Espen Jensen, Bergans, og Bjørn Vegard Martini, Evidi

Moderne systemer og nye rutiner

Den nye løsning gik i luften d. 11. november 2019 og systemet blev straks testet. Ordreafgivelse, betaling, transport, lager (i Tyskland), logistik, returforsendelser og regnskab, så vel som flows mellem firmaer, lande og valutaer, skulle håndteres med et minimum af manuelt arbejde og fuld kontrol og ledelse.

Som et eksempel, blev alle varer nu RFID tagged og lagernøjagtigheden blev forbedret til 99,8%. Nye leveringer bliver registreret på sekunder, og i Bergan’s flagship butik i Oslo, på lidt over 600 kvadratmeter, bliver lageroptællingen nu klaret på lidt under en time.

- Det er gået over al forventning; systemerne arbejder sammen, og vi har håndteret væksten godt. Der har været nogle få udfordringer, men disse er blevet løst i takt med at de opstod, udtaler Jensen.


Proceskontrol

De vigtigste fordele er, at Bergans har fået kontrol over processerne og at de er klar til fremtidig vækst. Men, på trods af den store indsats, vil Jensen ikke sige, at de er færdige med arbejdet.

- Jeg tror, at vi, og andre, vil skifte applikationer oftere i fremtiden. Brug af robotter, RFID-tagging, og video teknologi giver nye features og nye muligheder, som kan inkluderes i det eksisterende system. Men fordi vi har ejerskab af værdikæden og kontrol over processerne er vi nu klar til det.

- I dag spiller IT en rolle i næsten alle strategiske beslutninger. Det er mærkeligt, at nogle virksomheder primært ser IT som en stor omkostning, og ikke inkluderer IT I deres ledelses team, siger Jensen.

Han har et klart råd til firmaer, som skal til at forny deres forretningssystemer: Definér klare strategiske valg, tag ejerskab på processerne, prioriter dette højt og sæt tilstrækkelige ressourcer af.

Bæredygtighed stiller nye krav

Bergans stiller også krav om bæredygtighed lige fra produktudvikling med design og valg af materialer, gennem produktion og transport, til brug og til reparation, re-sale, re-design eller genbrug. Dette stiller nye krav til forretningssystemerne bag dette og kræver nytænkning.

- Et moderne forretningssystem skal tage hensyn til at al produktion, produkter og materialevalg skal være transparente og sporbare. Men derudover, vil vi nu overveje at prioritet, reparationer og product leje er en del af vores værdikæde, siger Jensen.

Han henviser til flere innovative pilotprojekter hos den 112 år gamle producent af vandreudstyr: Gennem DNT hytter og the flagship butik i Oslo, er man begyndt at udleje vandreudstyr. På webshoppen kan man afsætte vandreudstyr, som man ikke bruger længere. Bergans tilbyder desuden reparation af produkter via deres egen systue. Gamle varer bliver repareret eller brugt til re-design af nye produkter, som bliver solgt i flagship butik.

- Bergans er et firma med en bundsolid og stolt historie, som også er i stand til at tænke fremad. Det gør det også spændende for os som leverandør. Det faktum, at de selv tager ejerskab af projektet og samtidig har været i tæt samarbejde med os som leverandør, mener jeg har været afgørende for resultatet, udtaler Richard Larsen fra Evidi.