Rådgivning om licensering som en kritisk del af det digitale liv

Ranja Ovedal

License

IT Direktøren hos Løvenskiold Handel har fået bedre udnyttelse af IT-budgettet og færre bekymringer ved at benytte Evidi’s licens eksperter. Læs om hvordan Løvenskiold Handel fik hjælp til at udarbejde deres strategi og fandt frem til hvilke aftaler, der tjener dem bedst over tid.

CIO André C. Nyhagen hos Løvenskiold Handel har haft et konstruktivt krævende første år i sit nye job. Han startede med at arbejde i virksomheden lige før Covid-19 lukkede samfundet ned, og detail branchen stod over for sine største udfordringer i nyere tid.

IT-afdelingen hos Løvenskiold Handel består af 15 dygtige medarbejdere, som driver og administrerer det meste på deres eget hardware. Virksomheden er standardiseret på Microsoft-teknologi, og kræver bare eksterne konsulentydelser på områder, hvor det strategisk set er hensigtsmæssigt at ikke at have det internt.

Løvenskiold Handel er det største forretningsområde i en milliard virksomhed, der er bedst kendt for at eje og drive mere end 70 hyper markeder og byggemarkeder under Maxbo brandet i hele landet.

Alle burde få Microsoft Teams

På teknologisiden har firmaet valgt en "best of suite" tilgang, hvor løsningerne, der er bedst til specifikke formål, håndplukkes. Evidi’s konsulenter støtter med ekspertise og rådgivning, især i forbindelse med en stor udrulning af Microsoft Teams til alle medarbejdere.

- Vi har arbejdet sammen med Evidi i en årrække og har fået god service og tæt opfølgning. De leverer altid det, vi forventer og har været en vigtig factor med at supportere os i udrulningen af ny teknologi, udtaler Nyhagen.

Virksomheden er i gang med en IT-implementering, som kun få handelsvirksomheder har gjort før dem.

- Vi tilbyder Microsoft Teams til alle vores ansatte. Da nogle butikker har 150 fuldtids- og deltids medarbejdere, er det indlysende, at dette er et meget stort projekt. Investeringen er foretaget for at imødekomme mobilitetskravene i butikkerne, styrke sikkerheden og opfylde kravene til revision og sporbarhed.


Fik assistance med oplæring i brugen af Microsoft Teams

Da Covid-19 ramte, blev Teams projektet fremskyndet, så hver leder i virksomheden havde deres egen Microsoft Teams bruger. I den første fase af Teams projektet, blev eksperter fra Evidi brugt til at planlægge implementeringen, rådgive om regler og retningslinjer for brugen af løsningerne samt yde den nødvendige træning og videns overførsel. Dette lagde fundamentet for, at Løvenskiold Handel kunne håndtere den accelererede udrulning i marts/april.

I sådan en forandring er det vigtigt at lære medarbejderne at bruge værktøjerne korrekt. Ellers får man et kaotisk arbejdsliv, hvor nogle er skiftet til det nye system, mens andre er efterladt med de gamle rutiner," forklarer Nyhagen. Sammen med Evidi blev der skabt et koncept, der sikrer, at afdeling for afdeling bliver flyttet på en kontrolleret måde fra gamle arbejdsmåder og filservere og ind i det nye liv med Microsoft Teams.

Det har været vigtigt at hjælpe medarbejderne med at se de nye muligheder. Evidi har hjulpet dem med at ændre deres rutiner og få tillid til en ny arbejdsgang.

Udarbejde strategien for licenskøb

For at støtte sådanne langvarige implementeringsprojekter, har Nyhagen været særligt tilfreds med rådgivningen og støtten, de har modtaget i forbindelse med håndteringen af licenser. Evidi’s licens eksperter har en lang track rekord og har selv arbejdet hos Microsoft.

- Det er af stor værdi, at Evidi hjælper os med at udarbejde strategien, og at de assisterer os i licensforhandlingerne. De kender systemerne og reglerne indefra og ved, hvilke aftaler, der tjener os bedst på den lange bane, siger Nyhagen.

For at finde de rigtige svar, kender licensrådgiverne firmaet’s IT-strategi og investeringsplaner.

- Hjælpen har været uvurderlig. Evidi har anbefalet den licenspakke, der er rigtig for os og fortalt os om konsekvenserne for valget. De er meget gode til at fremhæve værdien, der kommer fra de forskellige løsninger, pointerer Nyhagen.

Vælg den mest fleksible løsning

Løvenskiold valgte ikke den billigste licensmulighed, men derimod den, der giver den bedst værdi på sigt. Da de har større implementeringer foran sig, har det været vigtigt at have fleksible aftaler, hvor licenserne og dermed omkostningerne aktiveres, når firmaet har behov for det – hverken før eller efter. Det sikrer også, at budgettering og ressourceforbrug bliver bedre og at omkostningerne følger behovet i realtid. Den valgte licensvariant leveres også med indbyggede løsninger, der giver avanceret beskyttelse mod trusler.

- Udrulningen på tværs af virksomheden er en større investering og vi har valgt en trinvis introduktion, hvor vi lærer at kravle før vi kan gå. Vi har et langsigtet perspektiv, og det er implementeringen, der er den største omkostning, ikke licenserne, siger han.

At hæve gevinsterne undervejs

En kontrolleret udrulning har også gjort det nemmere at hæve gevinsterne undervejs. Dette skyldes delvist, at omkostningerne følger budgettet.

- Vi er meget tilfredse med licensaftalen. Den sikrer, at vores behov bliver opfyldt, og at investeringen er under kontrol. Forudsigelighed er vigtigt, siger Nyhagen.

Nyhagen forklarer, at de sandsynligvis selv kunne håndtere den reelle licensadministration, men det er klart, at disse opgaver kræver meget tid for at sætte sig ind i krav og reguleringer. Denne tid bør derimod prioriteres til de opgaver, som afdelingen allerede er god til.

- At sætte sig ind i licensreglerne er tidskrævende og et separate ekspertområde. Vi er derfor glade for at Evidi har forenklet disse processer. Evidi kender os og de er eksperter på Microsoft emner. Vi får god hjælp til at forstå detaljerne i licensreglerne, og vi kan bruge vores tid på værdiskabende aktiviteter. Baseret på vores erfaringer, er det nemt at anbefale andre til at bruge en licens rådgiver. Vi sparer tid og vi anvender budgetmidlerne bedre, konkluderer Nyhagen.

Les mer om leveranseområdet License: